導入事例

アイシン九州株式会社様

製造業

【クラウド・システム導入で業務、コストを大幅改善】

キーワード
自動車部品、ペーパーレス化、給与明細、クラウド・コンピューティング、 操作性の良さ、完成度の高さ、コストダウン、エコロージー効果、作業時間短縮、業務の効率化、CO2排出削減、全体最適化
img01 自動車の部品製造を手がけるアイシン九州株式会社では、情報管理などの観点からペーパーレス化への取り組みが急務となっていた。
同時に給与明細作成に関わる業務改善要望が上がったこともあり、クラウド・コンピューティングによる給与明細のモバイル配信化に踏み切った。
新システム導入の効果を聞いた。
社名 アイシン九州株式会社 img02
会社概要 愛知県に本社を置くアイシン精機のグループ企業として1993年に設立。ドアチェックやシートアジャスターなどの自動車の内装系機器、ドアフレームやサンルーフなどの外装系部品、半導体・液晶装置の各種ユニット組立を行っている。
本社 熊本県熊本市
システム導入による効果
  • 給与明細の作成作業時間を年間約345時間短縮
  • クラウドによる給与明細モバイル配信で年間約100万円コスト減
  • 給与明細作成時のCO2排出量を年間1.4kg削減
ペーパーレス化を目指しクラウド・システムを導入

アイシン九州株式会社では、大手自動車メーカーのサンルーフ・ドアフレーム・シートアジャスター等、35商品の生産をはじめ、半導体・液晶装置の各種ユニットの組立も行っている。自動車の安全な開閉のためドアの動きを制御するドアチェック商品では、国内トップシェアを誇る企業だ。

同社では数年前から、情報管理の観点によりペーパーレス化推進の声が高まっていた。そこで複数のベンダーに相談したところ、給与明細のモバイル配信によるペーパーレス化の提案を受けたという。2008年11月のことだ。

「同時期に給与明細の作成、配布業務について改善要望が出ていたこともあり、この提案を受けて給与明細のモバイル配信化に踏み切ったのです」

そう語るのは、同社 総務・安全環境部 経理・予算管理グループ マネージャ 前田 幸宏氏だ。システム化以前は、全社員650名分の給与明細の作成から配布までを、1人の担当者が手作業で行っていた。金額データの打ち込みに始まり、用紙への印字、社内告知などの同封物の封入作業、配布する部署ごとの仕分け、出向社員への郵送手配と工程数が多く、その作業はトータルで年間340~350時間にも及んでいたという。

また、社内のドットプリンタで印字していたため、印刷中はプリンタの騒音が激しく、周囲の社員の業務に支障を来すほどだった。さらに、明細作成には給与明細の用紙代20万円をはじめ、人件費72万円、出向社員への郵送代1万7000円など、トータル年間約100万円になる。そのコストを削減したいという思いもあった。

こうした様々な課題解決に向けて、新システム導入準備はスタートした。

総務・安全環境部  経理・予算管理グループ マネージャ  前田 幸宏氏
総務・安全環境部
経理・予算管理グループ マネージャ
前田 幸宏氏
操作性と完成度、対応のよさが採用の決め手に

そして複数のシステムを吟味した結果、DAiKOから提案されたモバイル給与明細配信システム「i-Compass給与明細」の採用を決定。

これは、インターネットなどを通じて、プロバイダのサーバにインストールされたアプリケーションを利用するもので、現在注目を集めているクラウド・コンピューティングシステムの一種だ。ユーザーのパソコンにソフトをインストールする必要がない。そのため、保守管理やアップグレードにかかるコストや手間が削減できるメリットがある。「i-Compass給与明細」は、各社員が専用のIDとパスワードを使って、携帯電話やパソコンからサーバへアクセスし、各自で明細を確認する仕組みだ。
採用の決め手は、システムそのものの操作性のよさと完成度の高さに加え、それを実現した提案力とフレキシブルな対応にあった。

システムに関する専門知識がなくても、給与データをサーバにアップできるうえ、カスタマイズにより、明細の確認画面も以前のものに近く違和感のないデザインが実現できた。給与関連の告知や各種手当の明細などの同封物も画面上の備考欄を大きくとり、そこに記載するという形で対応が可能となった。

「他のベンダーの提案が、既製のパッケージの仕様や画面デザインに当社の明細を当てはめていくだけだったのに対し、DAiKOは当社の要望や意見を可能な限り反映した、納得のいくシステムに仕上げてくれました」(給与明細関連業務を担当する総務・安全環境部 経理・予算管理グループ 末永 美里氏)。

また、「導入準備中もシステム稼働後も、問い合わせなどに対するスピーディで的確な対応が、大きな安心感につながった」(総務・安全環境部 総務グループ 情報システムチーム 佐々木 彰氏)。

 

総務・安全環境部 経理・予算管理グループ  末永 美里氏
総務・安全環境部
経理・予算管理グループ
末永 美里氏
コスト削減、作業時間短縮の高い導入効果

そして2010年5月から2か月の試用期間を経て、7月から本格的に稼働を開始した。その後、導入効果は目に見えて上がっている。

末永氏はこう語る。「以前は給料日前日の明細配布に合わせ、4~5日前から準備を開始していましたが、今は配布前日に10~20分程度の作業で済んでいます」

時間短縮だけではない。システム導入前に問題となっていた、ドットプリンタの騒音もなくなり、他の社員の業務の効率化にも寄与している。もちろん給与明細関連のコスト約100万円の削減も実現。その成果は目覚ましい。
こうしてシステム導入の目的はすべて達成されたが、それ以外にも思わぬ効果があったという。

以前使用していた給与明細用紙は、印字後に両端を切り落とすタイプのものだったため、毎月段ボール1箱分の廃棄紙が出ていたが、これがゼロになった。また、ドットプリンタを使用しなくなったことで、試算では年間のCO2排出量1.4kg分を削減できている計算だ。「今や企業にとって環境保全への取り組みは、重要な課題です。今回のシステム導入で、期せずしてエコロジー効果もあげることができ、非常に満足しています」 (前田氏)

同社では、季節休業についての伝達など各種告知にも同システムを活用している。社内のコミュニケーションをスムーズにするシステムとして、今後も活用の場は広がっていくだろう。

総務・安全環境部 総務グループ  情報システムチーム  佐々木 彰氏
総務・安全環境部
総務グループ
情報システムチーム
佐々木 彰氏
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これまでは印刷や封筒への封入など、多岐にわたる作業が必要だった給与明細配布も、現在はわずか20分程度で完了するようになった。 個人の携帯でどこでも手軽に明細や連絡事項が確認でき、社員にも好評を博している。